バックグラウンドチェックとは

バックグラウンドチェックとは、日本流の採用・人事調査です。差別調査ではありません。対象者の履歴を確認すると同時に、「ネグリジェント・ハイアリング(不用意な採用)」を防止するために欠かせない手段です。これから下記の項目に分けて説明していきます。

1.バックグラウンドチェックの重要性と内容

 アメリカでは、従業員を採用する場合に、リファレンスチェック及びバックグラウンドチェックを行う事はとても一般的です。

 日本では、採用選考において「応募者のプライバシー権」と「企業によるセンシティブ情報の収集権」のどちらを優先するのか、個人情報保護法とも関連して、企業としては非常に悩ましい時代となりました。もとより、社会的差別の原因となる調査を認めるものではありません。

 それでも、センシティブ情報の中には「反社会的勢力との繋がり」、「思考や宗教の危険な偏重」、「金銭トラブル」、「心身の不調」、「著しいコミュニケーション能力の欠如」などのネガティブ要素が含まれます。さらに、一度採用すれば解雇することは極めて難しいです。レストルジャパン21株式会社は、確かな採用調査こそが企業防衛はもとより、応募者にとってもミスマッチを防ぐために必要と考えています。

2.採用時における調査の必要性

 近年、人財不足という社会状況から各企業とも「新規採用」は最重要経営課題となっています。「企業は人なり」の格言はAI時代に入った昨今でも揺るぎない金言なのです。

 一方、人を雇うということは、企業にとって非常に大きな投資です。その投資を無駄にしない為に、またネグリジェントハイアリング(不用意な採用-雇用者責任が問われます)や企業防衛という観点からも採用調査(人事調査)は必要不可欠な作業です。面接、試験、適性検査だけで採否の判定をするのは非常に難しいものです。また、人材紹介会社の推薦文ほど無責任なものはありません。

 例えば、①履歴書や職務経歴書に事実と異なることを記載している人(経歴詐称)は調査対象者の30%前後と高い数字が経験則上でています。次に②金銭トラブル、③性格面(コミュニケーション能力の欠落、責任感の欠如等)、④職務能力、⑤メンタル面(精神疾患、心療)、⑥就業・出勤態度、⑦異性関係、情報漏えい、生活状況、パワハラ、セクハラ、刑事事件等々、何らかの問題を抱えている応募者が大変多くなっています。

 このように、いわゆるトラブル保有因子を持った人を見過ごして採用してしまうと、労務管理の現場が混乱したり、時には経営面での大きな事件にまで発展したりしかねないこともあります。

 企業としては法律との整合性の中で、応募者の職務遂行能力に関する情報(経歴詐称、職務能力、勤怠、退職理由、性格、素行、健康、反社会性などの関係)を知る権利は当然認められていると思います。

3.採用上の具体的な悩み――ありませんか?

  • せっかく採用した社員が問題を起こしたせいでクビにせざるを得なくなったことがある
  • 会社のルールに従えない人、社風に合わない人を採用したくない
  • 職務経歴書は魅力的だがパワハラやセクハラなどの問題を抱えた人であれば、採用を控えたい
  • メンタルヘルスについて、心配な面がある
  • 応募者は円満退社と言っているが、具体的な退職理由を知りたい
  • 経済的な問題を抱えている人だと職務上不安があるので、現状を知りたい
  • 過去に事件を起こした人だと就けない職種なので確かめておきたい

このような悩みを一度でも経験した場合には、採用(人事)調査を強くお勧めします!!

4.採用した社員の解雇は可能か

上記[]のような経験をした企業は、基本的に採用調査に積極的です。それは一度採用した従業員は簡単には辞めさせることができないことを体験しておられるからです。

 雇用者は被雇用者を一度入社させれば、後に問題が発覚してその社員を辞めさせたいと思っても、労働基準法や労働契約法、労働組合法など様々な法律によって、簡単に辞めさせることはできません。

 経歴詐称は解雇処分の事由として認められていますが、その処分には段階があり、口頭注意、始末書の提出、減給処分や出勤停止、懲戒解雇など様々にあります。

 懲戒解雇は社員の身分を奪う最も重い処分であり、他方、社員の権利は法律により厚く保障されています。

 懲戒解雇が認められるためには、その詐称の内容が採用の評価・判断を誤らせる重大なものでなければなりません。

 懲戒解雇が認められた判例はいずれも「その告知があったら採用していないだろうという因果関係が認められる」ケースとされています。

 詐称の程度が微妙なまま解雇を強行したりすれば、対象者から不当解雇で訴えられるリスクが生じます。それでも退職させたいならば、退職勧奨をして自己都合退職に導いたり、一時金を積んで任意退職で辞めてもらったりするための説得をしなければなりません。

※だから採用する前にリスクヘッジをする必要がある

 こうした事態を避けるためには、応募者に内定の通知を出す前に、面接や試験の結果とともに履歴書・職務経歴書の申告内容に偽りが無いかなど、判断材料を出来る限り厚くしておかなければなりません。しかし、多忙を極める採用担当者がこうした情報収集に時間を割くことは現実的ではありませんし、履歴書の「嘘」を見抜く為のノウハウを身につけるような遠回りをすることもできません。人事採用の一担当者にも限界があります。調査をアウトソーシングすることによって採用活動の効率を上げるとともに、問題を抱えた人物の採用というリスクを軽減することが可能になります。多くの企業が採用時に調査を利用する理由はここにあるのです。

5.採用調査の委任は法的に可能なのか?

採用調査を調査会社に委任する行為は法律上認められるのか?とご心配の企業もあるかと思います。

①採用に関する調査は合法

まず大前提として採用時の調査を禁止する法律は存在しません。

平成19年6月「探偵業の業務の適正化に関する法律」(通称:探偵業法)の施行後は探偵業を兼業している調査会社の場合、探偵業の届け出をする際に監督官庁である公安委員会にも事業内容(採用・人事調査も含む)を提出しています。つまり、採用調査も正当業務として認められています。

②個人情報収集を告知することの必要性

一方で、個人情報保護法に関する要点については注意が必要です。

同法令では、個人情報を収集する際には利用目的を明示すること、そして個人情報を提供する場合には本人の同意を得ることを義務づけています。採用調査を実施する際には、基本的には応募者本人に告知をして承諾を得ておくことが一番です。その方法としては「採用応募者の個人情報取得・利用同意書」といった書類に、選考を目的とした個人情報の情報収集をすることがある旨を記し同意を得ておくほうがベターです。

 応募者によっては自分の調査をされることを嫌って辞退してしまう可能性も僅かながらありますが、調べられて困ることがあるために身を引くケースもあり、調査の告知自体が一つのふるいの効果になることもあります。

③差別につながる調査の禁止

さらに「厚生労働省の指針」の中で「公正な採用選考の基本」として個人情報保護の観点からも、職業安定法第5条の4及び平成11年告示第141号〔186KB〕により、社会的差別の原因となるおそれのある個人情報などの収集は原則として認められないと明記しています。

 社会的差別の原因となる個人情報として「同和問題」との関係があります。当社では差別につながる「同和調査」は一切致しておりません。

④結論

 人材の採用活動は性善説に立って行いたいものです。しかし、残念ながら故意に学歴や経歴を詐称したり、その他ネガティブ要素を持っていたりする応募者は一定数いるものです。むしろ、増加している傾向にあります。リスクヘッジのためのアクションを何もせずに「こんなはずじゃなかった」というトラブルを抱えないために、そして採用調査が法律で禁止されていない以上、「厚生労働省の指針」に準拠した合法な調査は行うべきでしょう。

 採用調査を利用することで、応募者の実像を正確に把握してミスマッチを減らし、内定後・採用後の不測の労務トラブルのリスクを軽減することができるのです。

 御社の採用活動の中に「採用調査」を導入することは有効な施策であると言えるでしょう。

6.採用調査の利用を検討する場合のガイダンス

(1)調査を利用するケースとタイミング

 採用調査を利用している企業によって、使い方のケースは多様です。調査内容はいくつかのパターンに分類されます。

A新卒・中途を問わず内定を出す人物は男女を問わず全て
B中途採用者のみ
C総務・経理・経営企画など職種によって調査するか決める
D役員・マネージャー等、幹部候補者のみ
EBtoC事業の場合、店舗責任者(店長)候補のみ
F応募者のうち人事採用者がピックアップした人物のみ限定
Gアルバイトや契約社員・派遣社員から正社員に昇格させる場合
H問題社員が入社以前に何かネガティブなことが無かったか確認の為

 上記のパターンは限定的なものではなく、会社の経営状態や過去の経験・或いは会社の人に対する基本的な考え方、採用活動への姿勢等々が色濃く反映されています。そして採用調査の種類や方法もケースによって異なり、料金も違ってきます。御社に合った利用の仕方をご検討してみてはいかがでしょうか。いつでもご相談に応じさせて頂きます。

 次に採用調査を利用している企業が、採用活動のどのタイミングで調査を行うのか、いくつかのパターンがあり、そのタイミングによって、得られる効果も微妙に異なります。勿論、新卒者・中途採用者によっても異なります。

 以上のように、採用調査を利用するタイミングとしては「内定通知前」が圧倒的に多いが、利用企業の内部事情とも関係している。

(2)調査で得られる情報の中身

 個人情報保護法が施行されて以後の採用調査は調査対象者の同意書を求める企業が多くなり、通常の調査方法では調査報告書の中身は本人の履歴書をそのまま書き写した程度の希薄な内容です。特に調査単価が安い調査会社の報告書はプロが見れば調査を行ったとは言えないものばかりです。

 プロの調査会社であるレストルジャパン21株式会社の、長年の取材経験に基づいた採用調査によって何が判るのか、中心となる調査項目に則してご説明します。

学歴情報

 現在の高等学校・大学のほぼ100%は本人委任状等が無い限り、第三者の問い合わせに対して卒業事実は開示しません。ごく一部の専門学校などでは照会に応じています。

 レストルジャパン21株式会社では先ず、名簿図書館(入館料1,500円)で高等学校や大学の卒業名簿を確認します。近年、こうした卒業名簿の登録は極めて少なくなっていますが、まだ活用できます。

 次に、本人が退職後の会社には取材時に学歴の確認取材も同時に行います。さらに、本人公表のSNS、学生時代のサークル活動・ゼミや研究室での卒業論文などが公開されているケースもあり、これらにより在籍の有無が判明することが多々あります。また、学歴の詐称はよくあることで、履歴書では「卒業」と記載があっても、実際は中途退学者の場合があります。調査段階では本人から卒業証明書の提出を求めるのは困難です。

職歴情報(在籍、役職、勤務振り)等

人事の窓口で、入社・退職年月、勤怠状況、賞罰などの記録、役職などの問合せに返答する企業は全体の40%と言われています。残りの約30%は在籍の有無程度の照会対応、さらに30%は完全に回答拒否という状況です。これが上場会社のような大企業になればパーセントはさらに低くなり、ほとんどが回答拒否です。従って、簡易な取材しかしない調査会社の場合には、大部分が判明しない状況となります。丁寧な取材を実施しているレストルジャパン21株式会社の場合には、履歴書記載の所属部署などへの取材をして、その人の仕事ぶり、人物評、退職理由など定性的な情報も炙り出して報告します。また、当社独自の取材手法によって、本来なら回答拒否の人事部内でもなんらかの情報が得られるケースもあるので、調査は粘り強く頭脳的であることが必須要件です。

以下は、調査でよく発覚する詐称の例をいくつかご紹介します。

退職理由

 退職の理由に関しては、回答をくれる企業でも「自己都合」か「会社都合」か、それだけしか回答してくれないケースが大半です。簡易な取材しかしない調査会社では、これ以上の情報は得られません。本人の所属する部署にアプローチ取材を行うレストルジャパン21株式会社の場合には履歴書には書かれていない真の理由が判明するケースがあります。

 例えば

  ・「会社でトラブルがあった」

  ・「健康上の理由で退職を余儀なくされた」

  ・「上司や同僚とのコミュニケーションがうまくいかなかった」

  ・「突然出社しなくなり、連絡もつかなくなった」

 など、退職に至った背景を何度も導き出してきました。

居住地の存在確認、ネガティブな風評の有無

 申告住所での在住確認の調査をしたときに、町内会への参加、挨拶の励行、家族状況などが判る場合もよくあります。しかし、都市部のセキュリティーの厳しい集合住宅などのケースでは、「隣に誰が住んでいるのかすら知らない」という状況も多く見られ、情報の入手が困難となります。レストルジャパン21株式会社では、ビル管理会社などへの工作取材をすることにより、応募者が既に居住していないケース、同居女性や親の名前で入居しているケースなど を発見する場合もあります。リスクとしては転居を申告していない場合には通勤交通費の虚偽申請に繋がることになります。

履歴書に記載していない項目で判明する事項
 レストルジャパン21株式会社での通常の採用調査で判明する事項は下記のものです。

 ・自己破産の有無

 ・メディア及びインターネット検索でトラブル歴や逮捕歴

 ・SNSでいわゆる「バカッター」のような発信経歴や交友関係

 ・本人及び家族所有の不動産登記証明書から不審な借金や税金滞納の有無を確認

履歴書・職務経歴書を深掘りすることで詐称を発見できるチェックポイント

(Ⅰ)職歴として申告された会社の存在の有無

 企業ホームページの検索、会社年鑑掲載の有無、企業の電話番号の確認により、実態が判明しない場合、その企業は解散・倒産・廃業、或いは「嘘」である可能性が高いです。

(Ⅱ)勤務地の所在地が無記載の場合

近年、会社及び支社や営業部の合併や統廃合は日常茶飯事で「本人が申告した期間には既にその支店は閉鎖されていた」などという事で詐称が判明することがあります。

(Ⅲ)退職年月と入社年月の整合性

 何度も転職を繰り返しているのに、空白期間が全くない場合、帳尻合わせのため在籍期間を年単位で引き伸ばしていたなどの詐称が露見されることがあります。

(Ⅳ)勤務先での就業部署や役職があいまいな場合

就業していた支店、営業部名、店舗名、派遣先を確認できれば就業部署の虚偽を見破れます。

 役職に関しても、少しでも上に見せようという心理が働き、出来心で「課長」を「部長」にしてしまうなどの詐称が散見されます。

 管理職や幹部候補者の採用の場合には特に問題です。

以上のように履歴書・職務経歴書は要所ごとにポイントを押さえ、違和感のある部分を深く調査することで隠されたネガティブ情報を炙り出せる可能性があります。

採用調査のプロであるレストルジャパン21株式会社では、内定後・採用後の不測の労務トラブルのリスクを軽減すべく、お役に立てるよう精進しております。

7.採用・人事調査の種類と料金 <参考料金>

「こんなはずではなかった」という採用をしない為に、そしてコンプライアンスを遵守して安全・安心・満足の調査結果を得る為には、レストルジャパン21株式会社が

※迅速かつ丁寧な取材

※豊富な経験から様々なケースでの対応

※充実のオプションメニュー(お尋ねください

でお客様の採用活動をサポート致しております。

彼の渋沢栄一翁が、明治35年に揮毫を贈り創業した老舗企業のDNAを引き継ぎ、21世紀を託された総合調査会社レストルジャパン21株式会社が御社の問題解決に全力を尽くします。どんな些細なことでもかまいませんのでお気軽にご相談ください。ご相談は無料です。

スクリーニング調査

1.リスク・スクリーニング調査とは

公開情報(官報・メディア・インターネット情報等)から、調査対象者(採用応募者・個人与信・会社与信等)に関するリスク情報を詳しく抽出できる調査サービスのことです。

2.公開情報とは

①官報チェック:官報情報から対象者名の破産情報、公的資格、帰化情報等を抽出。

②メディアチェック:新聞、業界紙、雑誌等から対象者名を含むネガティブ記事を抽出。

③登記情報:対象者及び家族名義の不動産登記、商業登記情報を抽出。

④ SNSサーチ:Facebook/Twitter等のSNSから対象者名のアカウント、投稿を抽出。

⑤WEB検索:対象者名やハンドルネーム(ネット上で用いる本名以外の名前)+あらゆる関連ワードによるインターネット検索でネガティブ情報を抽出。

3.活用メリット

 ①料金が割安(新卒採用の場合1名13,000円 家族・実家が不明の場合10,000円、交通費なし)

 ②調査期間短縮(中途採用の場合1名15,000円 原則中2~5日、交通費なし)

 ③客観的な信憑性(深堀した検索による調査)

 ④対象者の同意は不要(公開情報のみ取り扱うため)

以上のように、対象者の情報が急遽必要な場合や、基本的な個人情報さえ把握できればよい場合などに手軽に利用でき「安全・安心」に満足感を得られる調査です。

4.活用場面

以下のような場面でご活用いただけます。

・新卒、中途採用の応募者については割安でスピーディーに、そして客観的にリスク情報の有無を把握可能。

・新聞等のメディアで反社会的勢力や悪質な事件の関与を報じられていないか確認したい。

・破産歴や犯罪歴(報道されたもののみ)がないことを確認したい

・SNSで不適切な発言をしたり、危険思想や宗教に傾倒したりしていないか調べたい。

・保有不動産とその担保設定の有無や隠れて会社経営をしていないか把握したい。

5.成果物

該当情報があった場合、以下のような成果物を報告書と一緒にご提供します。

・各種メディア掲載情報

・官報掲載情報

・本人のSNS利用状況、WEB検索情報

・不動産登記情報、会社登記情報

※調査結果として、「掲載なし」「該当なし」の場合もありますが調査所見は記載します。